6. Upphandlingsprocessen − förberedande delar

Uppstart och rätt resurs

Upphandlingens röda tråd börjar formas här, även om flera delar sannolikt redan påbörjats även innan denna fas. Eftersom trafikupphandlingar planeras och genomförs utifrån kontraktstider för respektive trafikkontrakt är kommande upphandlingar således väl kända i RKM:s organisation. Inför dessa bör varje RKM säkra rätt deltagare inför varje upphandling. För att lyckas och bana väg för en god affär krävs tid, kompetens och engagemang, inte bara från ansvarig upphandlare utan även flera andra resurser från hela RKM – det är en förutsättning. 

Upphandlingen bör drivas som ett projekt och RKM bör inte underskatta vinsterna med rätt projektteam. Ett team som ska sätta en god strategi och målbild för att sedan skapa rätt förutsättningar och drivkraften samt skapa en bra upphandlingsdokumentation. Teamet behöver även utarbeta krav, kvalitetskriterier och kontraktsvillkor och bör vara med hela processen – alltifrån utarbetande av upphandlingsdokumentationen, prövning och utvärdering av anbud, till kontraktstilldelning och återkoppling till samtliga anbudsgivare efter avslutad upphandling.

Ta höjd för tiden

När respektive trafikkontrakt löper ut väl känt. Det ger möjlighet till god framförhållning och framtagande av en hållbar och realistisk tidplan. Att börja i god tid skapar förutsättningar för en väl genomarbetad upphandlingsdokumentation, vilket är en förutsättning för att nå ett bra resultat med nöjda deltagare.

Tidplanen behöver ta höjd för att kunna inkludera en rad centrala moment – alltifrån förstudie som tydligt ger utrymme till att sätta mål och ta fram en strategi för trafikuppdraget till marknadsdialoger med trafikföretagen och eventuella förhandlingsmöten efter inkomna anbud. En riktigt bra genomförd upphandling är den där även de som inte tilldelas kontraktet känner förtroende för såväl upphandlingsprocessen som det slutliga resultatet.

Tidplaner – beakta interna beslutsprocesser

När upphandlingsprocessen planeras måste tidplanen ta höjd för beslutsstrukturer hos såväl RKM som trafikföretag. Tyvärr underskattas ofta denna del och det finns risk för att en orealistisk tidplan istället sätts som klart kan påverka resultat i upphandlingen, t.ex. antal anbud, konkurrenskraften i dessa eller potentiella lösningsförslag.

RKM:s upphandlingar beslutas i regel i kollektivtrafiknämnden. Nämnderna är ibland ansvariga för enbart kollektivtrafik, ibland både kollektivtrafik och infrastruktur, ibland ingår även kollektivtrafik i samhällsbyggnadsnämnden, regionutveckling osv. Gemensamt är att besluten ytterst tas i de politiska nämnderna. Ett beslutsärende hanteras utifrån en beredningsprocess vilket tidsmässigt ofta tar en längre tid och består av flera delmoment.

Även trafikföretagens interna beslutsprocesser måste beaktas. I regel är trafikföretagen affärsdrivande företag, där flera som bedriver verksamhet i Sverige även har utländska ägare. Beslut om att delta och lämna anbud kan i flera fall behöva fattas i andra länder än i Sverige. Därför är det viktigt att RKM känner tilltrafikföretagens behov och interna beslutsordningar, eftersom även dessa kan vara tidskrävande. Även trafikföretagens organisation och resurser behöver tas i beaktande. I de fall många upphandlingar pågår samtidigt kan trafikföretagens resurser och kapacitet vara mycket begränsade och i värsta fall måste ett trafikföretag avstå från att delta.

Förstudier och genomgång av befintliga kontrakt

Varje trafikupphandling är unik och måste anpassas efter aktuella förutsättningar och behov. Att initialt förstå trafikområdets förutsättningar och utmaningar samt för att långsiktigt kunna sätta relevanta och realistiska mål, är en väl genomarbetad förstudie och ett centralt första steg i upphandlingen. Förstudien bygger också grunden för skapandet av en röd tråd som genomsyrar hela upphandlingen, bl.a. för att rätt strategi och mål ofta utkristalliseras i denna del. Genom att genomföra en behovsanalys, som involverar centrala resurser från förvaltningen där det befintliga kontraktet också genomlyses, byggs goda förutsättningar för att sätta rätt mål och strategi inför kommande upphandling. Att likställa förstudien med ett projekt som leds av en projektledare kan många gånger effektivisera processen. Vikten av dialog (avsnitt 5) är också en central grund i förstudiearbetet.

Gå igenom befintligt kontrakt

Inom ramen för upphandlingens förstudie är en framgångsfaktor att genomlysa det befintliga kontraktet. Detta huvudsakligen för att identifiera vad som fungerar bra men även eventuella brister och utmaningar kring vad som kan göras bättre. Alla förbättringsområden behöver omhändertas i det kommande upphandlingsprojektet, vilket därigenom motverkar att samma brister eller svagheter uppstår igen.

I genomlysningen bör relevanta deltagare från den egna verksamheten delta men även relevanta från det befintliga trafikföretaget, på så sätt kan förbättringsområden på ett verksamhetsnära sätt identifieras och omhändertas. Ofta kan både den egna verksamheten och trafikföretaget peka på konkreta aktiviteter och åtgärder som kan bidra till förbättring som bör omhändertas i upphandlingsprojektet.

Vikten av dialog

Som nämns i Få koll genom löpande marknadsdialoger (avsnitt 5) behöver upphandlingsprojektet – för att kunna sätta rätt målbild och strategi – förstå vad marknaden kan erbjuda. Inom kollektivtrafik är de inte bara trafikföretagen som kan vara aktuella utan även informationsinhämtning från andra relevanta aktörer kan behöva göras, t.ex. kommuner, Transportstyrelsen, branschorganisationer eller arbetsförmedlingar. Genom kunskapsutbyten samt ökade förståelser för såväl utmaningar som behov och förutsättningar bidrar det till en bättre upphandlingsprocess och med chans till mer konkurrenskraftiga anbud. En central framgångsfaktor är dock att RKM har tillräcklig tid att faktiska omhänderta och använda erhållen information in i upphandlingarna. Om detta inte hinner hanteras riskerar dialogerna att urvattnas och förtroendet för RKM kan påverkas. 

Som nämnts tidigare finns inget legalt hinder att genomföra marknadsdialoger i samband med upphandlingar. Många gånger är till och med dialogen nödvändig för att kunna utforma ändamålsenliga mål och krav samt för att skapa en sund och god konkurrens. Något som även framhålls av Upphandlingsmyndigheten.

RKM behöver vid all typ av marknadsdialog behandla alla trafikföretag lika. Dialogen får inte innebära att RKM inleder förhandlingar eller ger löften om framtida affärer till ett särskilt trafikföretag. Den får heller inte leda till att ett trafikföretag får en otillbörlig konkurrensfördel i upphandlingsprocessen, i upphandlingsdokumentationen eller att krav utformas mot en specifik given lösning som endast ett trafikföretag kan erbjuda. Om exempelvis ett trafikföretag påverkar upphandlingsdokumentationen för mycket, t.ex. vilka krav som ska ställas och hur kraven ska uppfyllas, kan det medföra en jävssituation som kan leda till att likabehandlingsprincipen överträds.
Att lyssna in och förstå marknaden och vad den kan erbjuda är helt nödvändigt. Just behovet att tillhanda kollektivtrafik är ju också densamma som innan dialogen och upphandlingen syftar till att tillgodose just detta behov. Genom att RKM har en tydlig process för hur dialogerna ska gå till och dokumenteras finns i princip bara positiva aspekter att vinna på detta. Många gånger har trafikföretagen – som på daglig basis arbetar med olika lösningar – värdefull kunskap, t.ex. inom elektrifieringslösningar eller infrastrukturella utmaningar, som RKM kan ha nytta av.

Öppna marknadsdialoger

Vid öppna marknadsdialoger träffar RKM potentiella trafikföretag men dialogen kan också vända sig till branschorganisationer och andra relevanta aktörer. Syftet är att utifrån ett mer generellt perspektiv utbyta information och förklara kommande upphandling. Dessa marknadsdialoger kan hållas i olika former, på olika sätt och vara olika långa – RKM bestämmer helt själv vad som är mest effektivt och ändamålsenligt givet behovet. Det positiva med öppna marknadsdialoger är att det ger alla som deltar en bättre bild och känsla av behoven och möjligheterna med upphandlingen, vilket i sin tur kan leda till en bättre affär i slutändan.

Innan RKM bjuder in till en öppen marknadsdialog bör man fundera på syftet och vad man vill nå med dialogen. Syftet kan vara flera, exempelvis så kan det vara att öka förståelsen för vilken ny teknik eller nya lösningar som finns på marknaden, få ökad förståelse för hur affären ska utformas utifrån egna behov och marknadens möjliga erbjudanden eller motverka att ställa irrelevanta eller kostnadsdrivande krav.

Inför dialogen är det viktigt att säkra att rätt interna roller och funktioner förbereder frågor inför och deltar på marknadsdialogen. Det finns klara fördelar att företrädare för upphandlingsfunktionen, beslutsfattare och beställare från verksamheter deltar. Väl på marknadsdialogen bör RKM vara tydlig med behovet och det övergripande målet. Under mötet bör utrymme ges för frågor, råd eller rekommendationer till det fortsatta arbetet. Under mötet är det också viktigt att dokumentera så att förutsättningarna blir lika för alla trafikföretag, exempelvis kan det vara en god idé att samtliga presentationer från mötet görs tillgängliga i efterhand för att säkra att alla får samma information. Även frågeställningar och samlade synpunkter ska dokumenteras och med fördel även refereras i dokumentationen som ges ut.

Det är viktigt att resultatet av marknadsdialoger tas med och används in i upphandlingen. Beroende på hur första dialogen gick kan det finnas anledning att ha flera för att belysa särskilda delar.

Enskilda dialoger

Av naturliga skäl och av respekt för trafikföretagens know-how och affärshemligheter kan det vara svårt att få trafikföretag att dela med sig av information och lösningsförslag när andra konkurrerande trafikföretag närvarar. Det kan även vara olämpligt eftersom det kan skada konkurrensen och öka risken för anbudskarteller. Samtidigt är potentiella trafikföretags syn på kommande uppdrag, t.ex. utifrån aspekter såsom kostnadsdrivande krav, möjliga lösningar på olika utmaningar eller nödvändiga drivkrafter särskilt betydelsefulla för RKM att erhålla.

Därför bör enskilda dialoger alltid prioriteras och tas höjd för i tidplanen. Det är viktigt att hålla enskilda dialogmöten i så god tid innan upphandlingen planeras att annonseras, på så vis hinner eventuell återkoppling från trafikföretag omhändertas av RKM. 

Utöver förberedelseplanering kring öppna marknadsdialoger är det extra viktigt vid enskilda dialogmöten att ha en på förutbestämd agenda med tydliga regler för kommunikationen mellan RKM och trafikföretaget samt hur trafikföretagens lämnade information ska presenteras. Ett lämpligt och effektivt alternativ kan exempelvis vara att ha en formell e-post inför och efter enskilda dialoger för att reda ut oklarheter eller följdfrågor.

Vad har förstudierna gett?

En tid in i det förberedande upphandlingsarbetet kommer en tidpunkt då tillräcklig information finns om det egna behovet och utmaningar men även marknadens erbjudande och möjliga lösningar. Det centrala är då att och mot bakgrund av den röda tråden (avsnitt 4) börja utforma och paketera upphandlingen. I detta skede utarbetas målbilder och behov samt att strategi och rätt förutsättningar sätts – vilka såklart behöver byggas in i såväl upphandlingsprocessen som i kommande upphandlingsdokumentation inklusive trafikkontraktet.

Även om det kan vara lämpligt att i viss utsträckning se till den föregående upphandlingsdokumentationen och den upphandlingsprocess som då skedde är det viktigt att se kommande upphandling som helt ny – på så vis minskar riskerna med att återupprepa mindre fördelaktiga val eller fastna i invanda mönster.

Välj upphandlingsförfarande

I god tid innan annonsering behöver val av upphandlingsförfarande väljas, bl.a. eftersom förfarandena kräver olika minimitider i förhållande till annonsering och har olika fördelar. Det mest vanliga upphandlingsförfarandet inom kollektivtrafik är förhandlat förfarande, även om en förhandling inte sker alla gånger.

Öppet förfarande

Vid detta förfarande annonseras hela upphandlingsdokumentationen och genomförs i ett steg, där alla trafikföretag som vill delta kan lämna anbud och prövning och utvärdering sker i samma fas. Förfarandet medger ingen rätt att förhandla. RKM har rätt att använda s.k. omvänd anbudsprövning, se 4 kap. 10 § LUF, vilket kan vara fördelaktigt eftersom tid sparas. Det innebär att samtliga anbud utvärderas först, och endast det anbud som har det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kontrolleras mot samtliga krav. 

Selektivt förfarande

Ett selektivt förfarande sker i två steg. Alla trafikföretag bjuds in om att få ansöka att delta i upphandlingen. När ansökningar kommit in kontrolleras att samtliga uppfyller uteslutningsgrunder och kvalificeringskrav. Det är viktigt att i detta steg säkerställa att tillräckliga kvalificeringskrav ställs på förmåga och kapacitet i förhållande till vad trafikuppdraget kräver.

Endast trafikföretag som klarat samtliga krav bjuds sedan in om att få lämna anbud. En RKM har rätt att begränsa antalet trafikföretag som ska få gå vidare, däremot måste det framgå hur selekteringen ska ske och säkerställa att det finns tillräckligt många anbud kvar för en effektiv konkurrens. Förfarandet medger inte rätt att förhandla.

Förhandlat förfarande

Förhandlat förfarande får alltid användas när LUF tillämpas. Det finns ingen skyldighet att förhandla utan RKM kan tilldela kontrakt utan förhandling. Förfarandet är likt det selektiva förfarandet och innebär att trafikföretag först bjuds in om att ansöka om att få delta (ofta kallat prekvalificering). Det är viktigt RKM i detta steg säkerställer att tillräckliga kvalificeringskrav ställs på trafikföretagets förmåga och kapacitet i förhållande till vad trafikuppdraget kräver.

Endast trafikföretag som har tillräcklig förmåga att driva trafikuppdraget och uppfyller samtliga krav får bjudas in till att lämna anbud. Likt det selektiva förfarandet får RKM begränsa antalet trafikföretag som ska få gå vidare, genom s.k. urvalskriterier, däremot måste det framgå hur selekteringen ska ske, t.ex. genom att endast selektera vidare trafikföretag som har en viss erfarenhet eller erhållit en viss poäng bland selekteringskriterierna (finns flera olika möjligheter). I steg två skickas sedan resterande upphandlingsdokumentation ut till de trafikföretag som bjuds in, varpå trafikföretagen väljer om de vill lämna anbud.

De anbud som inkommer måste uppfylla samtliga minimikrav innan RKM kan inleda förhandling med trafikföretaget. RKM har stor frihet i vad de vill förhandla om, däremot får förhandlingen inte avse minimikrav eller tilldelningskriterier. RKM måste också beakta de grundläggande principerna och bestämmelserna om anbudssekretess. Det är exempelvis inte tillåtet att läcka information från förhandlingar med ett trafikföretag till ett annat, se HFD 2015 ref 63. Därmed är det tex. inte tillåtet att berätta om vilka priser övriga trafikföretag lämnat eller uppmana ett trafikföretag att ”sänka priset” med en viss procent för att vinna kontraktet.

Förfarandet innebär att varje trafikföretag kan ansöka om att få delta i, där RKM sedan för en dialog med de trafikföretag som bjudits in. Syftet med dialogen är sedan att i successiva steg identifiera hur RKM:s behov bäst kan tillgodoses och för vart och ett av stegen även begränsa möjliga lösningar. Dialogen ska fortsätta till dess att RKM funnit den eller de lösningar som tillgodoser behovet, utifrån de så lämnas slutliga anbud in från kvarvarande trafikföretag. Förhandling får ske och trafikföretag få justera och precisera sina anbud.

Vilket upphandlingsförfarande ska vi välja?

Det står RKM fritt att välja bland upphandlingsförfarandena och det finns fördelar och nackdelar bland förfarandena. Nackdelar kan vara tidsaspekter eller begränsningar i förhandlingsmöjligheter. Möjligheter återfinns i förfaranden som i dagsläget inte används alls eller fullt ut men som däremot på ett mycket positivt sätt skulle kunna bidra till kollektivtrafikens utveckling. I detta avseende menas upphandlingsförfarandena förhandlat förfarande eller konkurrenspräglad dialog. Genom att nyttja dessa upphandlingsförfaranden kan RKM erhålla de mest effektiva och optimala lösningarna eller ny innovation som tas fram just för det aktuella trafikuppdraget. Särskilt genom konkurrenspräglad dialog skulle RKM genom succesiva dialoger och förhandlingar kunna erhålla lösningar och förslag på behov som inte kunnat förutses innan och som inte nås utan en sådan dialog med anbudsgivarna under upphandlingsprocessen. 

Även vad gäller förhandlat förfarande kan flera goda effekter nås, förutsatt att RKM planerar och tar höjd för förhandlingen tidsmässigt och optimerar förhandlingsfaserna för bästa möjliga utfall. Eftersom ska-krav inte är förhandlingsbara bör RKM tidigt i upphandlingsskedet bestämma vilka behov som är så viktiga att de behöver utgöra ska-krav och vilka delar RKM vill förhandla om. Samtidigt är det viktigt att finna en god balans mellan tillräckliga ska-krav – som möter RKM:s behov – och tillräckligt många aspekter som är förhandlingsbara och som därigenom kan optimera anbuden och skapa optimala förutsättningar att nå målen för det aktuella trafikområdet. Om det är för många ska-krav blir risken att det i praktiken endast är priser som blir förhandlingsbara.

Ju fler funktionskrav som används i upphandlingen, ju större blir möjligheten för trafikföretag att i förhandlingen anpassa sina anbud till krav – som i längden också kan påverka det slutliga priset. Att på förhand också låta vissa villkor eller nivåer vara öppna, exempelvis kontraktsvillkor eller kvalitetsnivåer kopplade till en viss nivå, genom att på förhand ange olika utformningar på kontraktsvillkor som t.ex. balanserar risker på olika sätt eller olika kvalitetsnivåer kopplade till exempelvis punktlighet (som kan uppnås med olika lösningar och till olika kostnader), kan också skapa goda möjligheter för trafikföretag att optimera sina anbud ytterligare. Genom att RKM aktivt optimerar förhandlingen och de möjligheter som finns skapar det de bästa förutsättningar att utveckla kollektivtrafiken och nå såväl RKM:s som regionens mål med trafikuppdraget. 

För båda nämnda upphandlingsförfaranden krävs att RKM säkrar en god tidplan som inkluderar utrymme att på ett effektivt sätt kunna föra en dialog med trafikföretagen samt ha konstruktiva förhandlingsmöten. Det är också centralt att båda parter kommer väl förberedda till förhandlingarna och att båda parter analyserar och förstår dels vad den egna verksamheten vill, dels vad motparten vill och prioriterar att få ut av förhandlingen samt att överväga olika alternativ och argument. RKM bör vara öppen med vad den vill uppnå så att trafikföretag verkligen förstår målbilden.

Otydliga och vaga frågor och uppmaningar under förhandlingen kan istället riskera att få motsatt effekt eftersom RKM:s målbild och syftet med vad man vill uppnå med förhandlingen inte tydligt framgår. Ytterst kan därför slutresultatet bli mindre optimalt än om RKM istället är tydlig och öppen från början beträffande vad man vill ha. En annan viktig aspekt är att båda parter måste säkra att rätt personer deltar i förhandlingen. De personer som deltar behöver ha behörighet att företräda sin uppdragsgivare, så att förhandlingarna inte behöver avbrytas varje gång viktiga beslut ska fattas. Därtill är det viktigt att förhandlingsprotokoll upprättas på ett adekvat och tillförlitligt sätt samt undertecknas av parterna – framförallt eftersom protokollet utgör grunden för vad parterna har kommit överens om. 

Även upphandlingsförfarandena öppet förfarande och selektivt förfarande är lämpliga i vissa situationer. Ett öppet förfarande kan spara tid med hänsyn till annonseringstiden och det selektiva upphandlingsförfarandet möjliggöra för att kunna selektera trafikföretag (vilket även det öppna förfarandet ger möjlighet till[1]) genom att endast ta vidare de som uppfyller vissa selekteringskriterier i första steget. Genom selektering kan RKM säkerställa trafikföretagens tillräckliga förmåga och kapacitet i första steget, medan andra steget istället fokuserar på kvalitetshöjande och framåtblickande mervärden. (Se EU-domstolens avgörande i C-546/16 Montte SL, punkterna 26-39. Avgörandet klargör att det inte finns något hinder mot att RKM använder prekvalificeringskrav eller kvalificeringskrav som en form av selektering. Genom att använda sådana möjligheter kan exempelvis RKM säkra tillräcklig och rätt förmåga hos trafikföretaget och endast ta vidare trafikföretag som har förmågan att utföra kontraktet.)

Det är vanligt att låta trafikföretag presentera sitt anbud, bl.a. för att säkra att anbudet har uppfattats på ett korrekt sätt. Anbudspresentation kan göras oavsett val av upphandlingsförfarande. Det är viktigt att inte blanda ihop anbudpresentation med eventuell förhandling, bl.a. eftersom det finns begränsade möjligheter att justera anbud vid en anbudspresentation. Den syftar endast till att klargöra anbudet.

Uppdelning av kontrakt

Av upphandlingsreglerna följer att RKM är skyldig att överväga om en upphandling kan delas in i flera mindre kontrakt men är inte skyldig att faktiskt dela upp en upphandling. Syftet med bestämmelsen är att RKM ska överväga om det går att underlätta för mindre leverantörer att delta i upphandlingar genom att dela upp kontrakten. Inom just upphandling av kollektivtrafik, som många gånger redan är indelade i både regionala och lokala trafikområden, kan det utifrån både effektivitets-, konkurrens-, och kostnadsskäl ibland vara svårt eller olämpligt att dela upp kontrakt i ännu mindre delar.

Skäl som dessa är naturligtvis godtagbara anledningar till att inte dela upp ett kontrakt. Om ett kontrakt inte delas upp ska RKM i något av upphandlingsdokumenten eller i en individuell rapport ange skälen till detta. 

Hur underlättas mindre trafikföretags deltagande?

Självklart finns det situationer där ett trafikområde kan delas upp i mindre kontrakt för att möjliggöra och underlätta för mindre trafikföretags deltagande. Hur kontrakt kan och om det lämpar sig att delas upp eller inte är alltid upp till RKM att bedöma. Om RKM funnit att kontraktet inte bör delas upp i flera mindre finns ändå olika sätt att underlätta för mindre trafikföretags deltagande att få utföra mindre delar av ett större kontrakt.

RKM kan via upphandlingar uppmuntra eller – inom givna ramar och förutsatt att de grundläggande principerna följs –kräva att ett tilldelat trafikföretag inom ramen för uppdraget ser till att mindre leverantörer inom vissa ramar ges möjlighet att utföra mindre uppdrag som underleverantörer till det tilldelade trafikföretaget. Att i offentlig upphandling underlätta för små och medelstora anbudsgivare är ett av huvudmålen med upphandlingsregelverket, varför RKM:s uppmuntran eller krav som dessa ligger i linje med regelverkets syfte.

Att uppmuntra eller kräva att mindre trafikföretag ska utföra vissa mindre uppdrag lämpar sig bäst i trafikområden i region- och glesbygdstrafik, och kan vara ett effektivare och lämpligare medel än uppdelning av kontrakt för att underlätta för mindre leverantörer.

I de fall RKM vill kräva av trafikföretag att vissa mindre uppdrag ska utföras av mindre trafikföretag bör dessa inkluderas som särskilda kontraktsvillkor. RKM måste alltid göra en bedömning i det enskilda fallet och beakta proportionalitetsprincipen, t.ex. är den aktuella upphandlingen tillräckligt stor för att kräva sådant åtagande hos trafikföretaget eller är det mer lämpligt att uppmuntra trafikföretaget att i vissa situationer ge uppdrag åt små trafikföretag? Oavsett utformning av det särskilda kontraktsvillkoret bör RKM kräva att trafikföretaget inte får använda underleverantörer som det på något sätt kan kontrollera, t.ex. ett dotterbolag i en koncern, utan det bör avse ett utomstående och externt bolag.

Hur de kommersiella aspekterna mellan trafikföretaget och underleverantören ska regleras bör lämnas till trafikföretaget och underleverantören att själva reglera däremot kan RKM genom det särskilda kontraktsvillkoret ange vilka typer av uppdrag som ska utföras av underleverantörer. Av det särskilda kontraktsvillkoret bör det även framgå hur RKM kommer att följa upp det.

Oavsett om kontrakt delas upp eller inte är det centralt att RKM alltid ställer tillräckliga kvalificeringskrav på såväl framtida samarbetspartner som att den genom ska-krav säkrar en tillräckligt god lägsta nivå på trafikuppdraget. Det ska poängteras att ett underlättande för mindre trafikföretags deltagande inte innebär att RKM:s egna behov och mål ska åsidosättas, t.ex. genom att sänka nödvändiga kvalificeringskrav eller krav på uppdragets genomförande. Det riskerar att leda till att ett trafikföretag som inte har tillräckliga förmåga att utföra kontraktet tilldelas, vilket i längden kan få flera konsekvenser, t.ex. kostnaderna för trafiken ökar, kontraktet behöver hävas eller att målen inte nås. Istället handlar det om att möjliggöra för mindre trafikföretags deltagande, t.ex. omfattningen på trafikuppdraget och när krav behöver vara uppfyllda. 

För att möjliggöra för mindre trafikföretags deltagande, som många gånger är ovana anbudsgivare med få anbudsresurser, är det viktigt att RKM genom exempelvis förstudier, marknadsdialoger och framtagande av upphandlingsdokumentationen särskilt beaktar vissa aspekter. På så vis kan ett förutseende arbetssätt ställa RKM:s absoluta behov och mål i relation till vilka aspekter i upphandlingen som kan underlätta för mindre trafikföretags deltagande. En första central del i att underlätta för mindre trafikföretag är att genom marknadsdialoger förstå vilka krav som kan vara utestängande och vilka krav som driver kostnader för. Att förstå de mindre trafikföretagens konkurrenssituation är alltså viktigt. Att upphandlingsdokumentationen är överskådlig och enkel att förstå är också centralt, det betyder inte att den för den sakens skull behöver vara kort men den måste vara tillgänglig och enkel att följa för en ovan anbudsgivare, läs mer under Börja utforma upphandlingsdokumentation.

Vad gäller kvalificeringskravens utformning är det viktigt att RKM beaktar dess utformning och hur och i vilken utsträckning trafikföretag får åberopa andras kapacitet för att uppfylla ett visst krav. När det gäller krav på trafikuppdraget inklusive t.ex. fordonskrav bör RKM överväga om det finns vissa krav som kan utformas som särskilda kontraktsvillkor – som först i samband med kontraktsstart eller en tid efter behöver uppfyllas – för att på så vis kanske underlätta vissa investeringskostnader, se särskilda kontraktsvillkor.