9. Kontraktet börjar – kontraktsuppföljning och tillämpning

Förvaltningen ska syfta till att:

• Trafikuppdragets mål nås och att förvaltningen ska bidra till ständig kostnadseffektivt utefter de aktuella förutsättningarna. För att lyckas med detta behöver adekvata drivningsstrukturer tidigt sättas in, som också kontinuerligt följs upp och  anpassas.
  Detta sker genom att rätt nyckelpersoner för vardera parten deltar, rätt samverkansformer och utvecklingsstrukturer sätts och att det sker en löpande leveransuppföljning. I detta avseende är det också viktigt att samtliga från båda parter har en god insikt i kontraktet och trafikuppdragets mål och intentioner.
• Säkerställa att trafikuppdraget utförs i enlighet med avtalad nivå,
• Båda parter är nöjda utefter dess ansvar och rättigheter samt att relationen förblir affärsmässig,
• Säkerställa att offentliga medel används på bästa möjliga sätt och att konkurrens på lika villkor fortsätter under kontraktstiden.

Ett inledande första viktiga moment är överlämningen till verksamheten och de delar av organisationen som ska arbeta med och följa upp kontraktet över tid. Ett annat centralt moment är att ha ett uppstartsmöte med trafikföretaget – vid detta möte sätts rätt ramar för kommande drivningsstrukturer och parterna kommer tillsammans överens om målsättningen med kontraktet.

Vikten av överlämningsmöte

När upphandlingen är genomförd och kontraktet är undertecknat ska det börja tillämpas. Ett första centralt moment innan kontraktet börjar tillämpas och trafiken startar är att genomföra ett väl förberett överlämningsmöte till berörda i RKM:s verksamhet som kommer att arbeta med kontraktet och samarbeta med tilldelat trafikföretag.

Att berörda får adekvat kunskap om upphandlingsprocessen, trafikuppdragets intentioner och mål samt kontraktsförutsättningarna och ingående kontraktsvillkor är en förutsättning för att lyckas med en god förvaltning och framtida samarbete med trafikföretaget. Samtliga berörda behöver ges och upprätthålla en god kunskap beträffande både kontraktets innehåll och trafikföretagets anbud. Vid uppstartsmötet är det lämpligt att presentera vilka uppföljningsmekanismer som kommer att användas och hur dokumentationen kring dessa ser ut.

Vikten av uppstartsmöte

När upphandlingsprojektet överlämnat kontraktet till berörda i verksamheten är nästa centrala moment att ha ett första uppstartsmöte mellan RKM och trafikföretaget. Här bör ansvariga från både upphandlingsprojektet och verksamheten (som kommer förvalta kontraktet) delta tillsammans med trafikföretaget. Från båda sidor bör såväl ansvariga med beslutsmandat delta som relevanta personer som praktiskt kommer arbeta med kontraktet. På så vis skapas ett naturligt avslut på upphandlingen. Upphandlingsansvariga bör här fånga upp synpunkter och förbättringspotential från berörda, som med fördel kan användas i kommande upphandlingar.

På uppstartsmötet bör RKM inledningsvis gå igenom trafikuppdragets intentioner och mål. Även trafikföretagets anbud bör gås igenom. Genom att båda parter beskriver sina respektive intentioner och mål skapas goda möjligheter att sätta gemensamma målsättningar samt definiera hur partnerskapet ska se ut och utvecklas över tid. Vidare bör mötet gå igenom kontraktet och dess villkor samt hur förvaltnings- och uppföljningsprocessen kommer se ut. 

Nödvändiga förutsättningar för effektiv förvaltning

Utvecklingsstruktur  

För att nå trafikkontraktets mål, oavsett vilka dessa är, behöver parterna tidigt sätta upp hur samverkan och utveckling ska ske under kontraktsperioden. För att lyckas med detta krävs att parterna tillsammans sätter tydliga ramar och definierade målsättningar. Oftast är det lämpligt att sätta samman en styrgrupp eller motsvarande, där nyckelpersoner med beslutsmandat från båda med parter deltar. Styrgruppen bör tillsammans identifiera trafikuppdragets såväl övergripande mål som lokala mål, som därefter bryts ned i olika delmål med tillhörande tids- och aktivitetsplaner. Denna grupp bör ha ett framåtriktat, utvecklingsorienterat och strategiskt fokus, där följden av riktningen bryts ned i en för trafikuppdragets lämplig drivningsstruktur som genomsyrar arbetet framåt. Inom ramen för detta arbete bör också förväntningar, gemensamma drivkrafter och riktlinjer för eventuell trafikutveckling diskuteras. Parterna behöver även etablera en samsyn kring hur samverkan ska bedrivas och vilka som bör ingå i detta. I detta avseende är det också viktigt att säkerställa vilka frågor och områden som ska hanteras inom samverkansavtalet eller i andra forum samt hur en årlig korrelerar med andra viktiga närliggande processer, såsom budget- och planeringsprocesser.

Det kan även bara lämpligt att styrgruppen utser olika forum som arbetar dedikerat inom vissa områden, t.ex. ett kontraktsforum eller ett uppföljningsforum, se mer nedan.

Leveransuppföljning av utförd trafik

Utförd trafikleverans är central utifrån flera aspekter, exempelvis utifrån kvalitets-, punktlighets-, kostnads- eller avvikelseaspekter. För att löpande säkra och skapa goda förutsättningar för trafikleverans bör det etableras ett forum där båda parter deltar för just leveransuppföljning. På så vis kan konstaterade brister och åtgärdsbehov – som många gånger kanske inte hanteras aktivt av parterna – mer effektivt hanteras genom att de istället hanteras proaktivt genom analyser, konkreta åtgärdsaktiviteter och uppföljning. Forumet bör därför utarbeta former för hur ska avvikelser överlag ska hanteras samt vilka orsaksanalyser och åtgärdsplaner som är nödvändiga att vidta. 

Kontraktsforum

En central faktor inom förvaltningen av trafikkontraktet är hur parterna löpande hanterar alla typ av kontraktsfrågor. Mot bakgrund av såväl trafikuppdragets som trafikkontraktens många gånger komplexa karaktär är det inte ovanligt att det löpande uppstår frågor kring hur kontraktet ska tolkas och förstås. Rena kontraktsfrågor bör hållas frånskild från den övergripande utvecklingsstrukturen, framförallt för att samverkansstrukturen då renodlas som utvecklingsform och blir mer fokuserat och effektivt. Därför är det lämpligt att etablera ett forum för kontraktsfrågor, där exempelvis olika kontraktstolkningar eller eventuella förhandlingar hanteras. 

Kontraktskompetens

Båda parter bör löpande säkerställa att alla berörda som arbetar med den gemensamma affären och trafikkontraktet har adekvat kunskap kring trafikkontraktet och dess mål, intentioner och innehåll. På så vis möjliggörs en mer effektiv förvaltning, där parterna också förhåller sig så nära till kontraktets intentioner. 

Kontraktsuppföljning

Tyvärr är det alltför vanligt inom alla upphandlingsbranscher att kontraktsuppföljningen blir eftersatt. Det är olyckligt utifrån flera perspektiv. Om kontraktet inte följs upp är det t.ex. svårt för RKM att säkerställa att trafikuppdraget levereras på sådant sätt som utlovats eller till utlovade priser. Ytterst finns därför risk att offentliga medel används ineffektiv och på ett icke samhälleligt resurseffektivt sätt.

Från trafikföretagens perspektiv finns t.ex. risk för att utlovade rättigheter enligt kontraktet inte fås och att kostnaderna för trafikföretaget därmed blir högre. Om tilldelat trafikföretag inte heller tvingas hålla vad det utlovat finns risk att konkurrensen urvattnas. Istället hade kanske ett annat trafikföretag varit aktuellt för kontraktstilldelning om det hade vetat att leveransnivån inte behövde hålla den nivå som framgick av upphandlingsdokumentationen.

Kontraktsuppföljning måste och bör därför ses som ett uppenbart verktyg från både RKM:s och trafikföretagets perspektiv i syfte att säkra vardera partens intressen samt för att ständigt sträva mot en god gemensam affär.

Vid stora kontrakt med många kontraktsvillkor kan det vara lämpligt att ta fram olika uppföljningsdokument, där villkor som ska följas upp samlas, konkretiseras och tidsätts. Även minde kontrakt bör ha en motsvarande struktur, om än den är anpassad till kontraktets storlek. Genom att ha upparbetade och dokumenterade rutiner kring detta underlättas det för ny personal hos RKM och trafikföretaget.